Podatke koji su dani samo na uvid Povjerenstvu, kao i podatke koje organizacija – nositelj projekta posebno označi tajnima, te diskusije i mišljenja iznesena u postupku ocjenjivanja članovi Povjerenstva će koristiti samo u postupku ocjenjivanja projekata i neće ih ni na koji način učiniti dostupnim trećim osobama. Udruga ne snosi odgovornost za eventualnu štetu ako članovi Povjerenstva prekrše ovu odredbu i potpisanu Izjavu o čuvanju tajnosti podataka i obnašanju dužnosti člana Povjerenstva.

Organizacija – nositelj projekta ne može tražiti da se kao tajna tretiraju naziv projekta, nositelj, suradnici i druge zainteresirane strane na projektu, korisnik i naručitelj projekta, ukupan budžet i trajanje projekta, voditelj projekta, projektni ciljevi i ocjena njihovog ostvarenja.

Prihvaćanjem kandidature projekta za nagradu organizacija – nositelj projekta se obvezuje da će:

-         izraditi i održati prezentaciju projekta i odgovoriti na pitanja Povjerenstva u trećem koraku ocjenjivanja,

-         izraditi pisanu studiju slučaja o pojedinim aspektima projekta ako to zatraži Izvršni odbor Udruge,

-         uz stručnu pomoć Udruge izraditi prijavu za PMI Project of the Year Award ukoliko projekt bude izabran za projekt godine.

U postupku prikupljanja kandidatura i ocjenjivanja projekata PMI će na prikladan način objaviti sljedeće podatke:

-         popis svih pravovaljano kandidiranih projekata i osnovne podatke o njima,

-         odluke o oslobađanju kandidatura od plaćanja naknade za pokriće administrativnih troškova,

-         sastav Povjerenstva za dodjelu nagrade,

-         popis projekata u trećem koraku ocjenjivanja,

-         prezentacije projekata iz trećeg koraka ocjenjivanja,

-         prikupljene studije slučajeva o projektima,

-         odluke o dodjeli nagrade i posebnih povelja s obrazloženjima.