U današnjem poslovnom okruženju povećane globalizacije, veće konkurencije i stroge regulative organizacije trebaju optimizirati poslovanje i postići stalnu operativnu izvrsnost. Za mnoge organizacije, s povećanjem raznolikosti proizvoda i usluga, način rada može i treba biti najveća prednost nad konkurencijom.

Upravljanje poslovnim procesima (BPM) definira poslovne operacije organizacije i upravljački sustav koji je potreban za optimizaciju poslovne učinkovitosti. Uspostavlja način kako optimizirati vrijednost za korisnika, zadovoljstvo interesnih strana, operacionalizira strategiju, dizajn i provođenje posla, mjerenje rezultata, razvoj i upravljanje resursima te uspostavljanje relevantnih programa za poslovnu promjenu.

Nedavno je u Zagrebu održan seminar o „Business Process Management“, kojeg je vodio zvrsni Roger Burlton, idejni tvorac koncepta upravljanja poslovnim procesima.

Roger je sa sudionicima seminara podijelio ideje na koji način krenuti s BPM-om, koje tehnike i alate koristiti te praktične primjere iz svog bogatog iskustva.

Prije samog početka BPM-a potrebno je definirati opseg arhitekture (regulativa, korisnik, dobavljač, vlasnik, zaposlenici) te poslovnu potrebu i vrijednosti koju promjena donosi ključnim dionicima u procesu. Procese treba gledati izvana prema unutra i nemaju veze sa organizacijskom strukturom kompanije - fokus treba biti na potrebama i iskustvu korisnika (Customer Value Proposition).

Slijedeći korak nakon utvrđivanja opsega je definirati plan promjene (Change Roadmap). Najveći neuspjeh  BPM-a uzrokuje što se KPI-jevi rukovoditelja mjere na drugačiji način od rezultata koje proizvode procesi. Za strukturiranje plana promjene za alat se može koristiti Burltonov hexagon.

Još jedan od potencijalnih problema prilikom BPM-a je što se informacije ne dijele s ljudima koji bi trebali napraviti posao. Zaposlenici organizacije su ključni faktor uspjeha. Manageri bi trebali podučavati ljude kako promijeniti kulturu organizacije te komunicirati „zašto“ su potrebne promjene ponašanja. Promjena poslovnih procesa i pravila će biti efikasna samo u okruženima koje posjeduju određeni stupanj zrelosti u BPM kulturi. Poslovna pravila se konstantno mijenjaju i trebaju biti izvan procesa i aplikativnih sustava. Ključne sudionike koji su nužni da bi plan promjene uspio treba identificirati te konstantno upravljati njihovim očekivanjima.

Na seminaru smo svjedočili još nizu korisnih savjeta i primjera iz prakse što najbolje znaju naši sudionici kojima ovim putem zahvaljujemo na sudjelovanju te se nadamo uspješnim druženjima, razmjenama znanja i iskustva i u budućnosti.